La réponse courte
Oui. En vertu de la Loi de 2010 sur les organisations sans but lucratif de l'Ontario (LOSBL), les administrateurs et les membres peuvent adopter une résolution en la signant plutôt qu'en se réunissant, pourvu que toutes les personnes habiles à voter la signent. Les signatures peuvent être manuscrites ou électroniques. La LOSBL est en vigueur depuis le 19 octobre 2021. Vérifiez aussi vos règlements administratifs et, si votre organisation est constituée au fédéral, la loi fédérale.
Les résolutions écrites sous la LOSBL
Les administrateurs et les membres peuvent voter en adoptant une résolution lors d'une réunion, en personne ou électronique, ou en signant une résolution écrite. Une résolution écrite n'est valide que si toutes les personnes habiles à voter la signent : il suffit d'un administrateur manquant pour qu'elle ne soit pas adoptée. Nonprofit Law Ontario de CLEO ajoute qu'une résolution jointe à un courriel doit tout de même être signée, physiquement ou électroniquement, par tous les administrateurs ou membres pour être valide.
Les résolutions écrites conviennent aux décisions entre les réunions : approuver un contrat, ouvrir un compte bancaire, nommer un dirigeant.
En signer une électroniquement
- Téléversez la résolution, ou créez-la à partir d'un modèle que votre conseil réutilise.
- Ajoutez chaque administrateur habile à voter, et choisissez s'ils signent tous en même temps ou dans l'ordre.
- Envoyez. Chaque administrateur signe à partir de son propre lien, sur un téléphone ou un ordinateur, sans compte; des rappels vont à ceux qui n'ont pas signé.
- Quand le dernier administrateur signe, tous reçoivent le PDF scellé avec un certificat indiquant qui a signé et quand. Classez-le dans votre registre des procès-verbaux avec les procès-verbaux des réunions.
Vous voyez d'un coup d'œil qui n'a pas encore signé : le secrétaire n'a pas à tenir de liste.
Se réunir électroniquement plutôt
La LOSBL permet aussi les réunions du conseil et des membres par téléphone ou par vidéo, où toutes les personnes présentes peuvent communiquer entre elles en même temps, par exemple en parlant et en écoutant, ou par clavardage. Vérifiez ce que prévoient vos règlements administratifs sur les réunions et le vote électroniques.
Renonciations, ententes de bénévolat et consentements
La Loi de 2000 sur le commerce électronique de l'Ontario permet à une signature électronique de satisfaire à l'exigence légale d'une signature pour la plupart des documents : ententes de bénévolat, codes de conduite, renonciations et formulaires d'inscription peuvent donc tous être signés électroniquement. Qu'une renonciation vous protège dépend de ce qu'elle dit et de la clarté avec laquelle elle a été présentée, pas de la façon dont elle a été signée; faites relire le texte par un avocat. Ce que permet la loi.
Envoyez un code de conduite à tous les bénévoles d'un coup à partir d'une feuille de calcul : chacun reçoit sa propre copie, et vous voyez qui a signé. En savoir plus sur bSign pour les OBNL.
Sources
- CLEO, Nonprofit Law Ontario : réunions électroniques du conseil et des membres (en anglais)
- Gouvernement de l'Ontario : guide de la Loi de 2010 sur les organisations sans but lucratif
- Loi de 2000 sur le commerce électronique, L.O. 2000, chap. 17 (Lois-en-ligne de l'Ontario, en anglais)
Ce guide est une information générale, pas un avis juridique; pour un document précis, consultez un avocat. Publié le 2026-10-04 par Binarium, l'entreprise ontarienne de services TI derrière bSign.