Utiliser bSign

Pour commencer

Se connecter

Allez à l'application bSign (Connexion en haut de cette page, ou l'adresse bSign de votre organisation) et connectez-vous avec votre courriel et votre mot de passe. Si votre organisation utilise la connexion Microsoft 365 ou Google, vous pouvez l'utiliser à la place.

Protéger votre compte

Cliquez sur votre nom en haut à droite, puis sur Profile. Vous pouvez y configurer la vérification en deux étapes avec une application d'authentification, et connecter la connexion Microsoft ou Google. Gardez en lieu sûr les codes de récupération qui vous sont remis.

Enregistrer votre signature

Allez dans Settings, My signature. Dessinez, tapez ou téléversez une fois votre signature et vos initiales, et bSign vous les propose chaque fois que vous signez.

S'y retrouver

• Dashboard : ce qui demande votre attention, et vos documents récents.
• Documents : tous vos documents, dans des dossiers.
• Templates (modèles) et Contacts.
• Signing : Awaiting me (les documents que vous devez signer), In progress, Completed, Drafts, Declined et Expired.
• Settings : votre signature, vos préférences, le stockage infonuagique et, pour les administrateurs, les réglages du site.

Envoyer un document pour signature

1. Cliquez sur New document, puis sur Request signatures.
2. Ajoutez le fichier : un PDF, un document Word (.docx) ou une image, depuis votre ordinateur ou depuis un OneDrive, un Google Drive, un Box ou un Dropbox connecté.
3. Donnez-lui un titre et ajoutez les destinataires : choisissez des personnes dans vos contacts ou tapez un nouveau nom et une nouvelle adresse courriel. Chaque destinataire est un signataire, un approbateur (il approuve sans signer) ou un observateur (il consulte seulement).
4. Choisissez les options voulues : Send in order (chaque personne le reçoit une fois que la précédente a terminé), une Expiry date (date d'expiration) et un Auto reminder (rappel automatique) pour ceux qui n'ont pas terminé.
5. Placez les champs de chaque destinataire sur les pages : signature, initiales, nom, date, texte, cases à cocher, listes déroulantes, images et plus. Les champs de chaque destinataire ont leur propre couleur.
6. Cliquez sur Send. Chaque destinataire reçoit un courriel avec un lien pour signer.

Vous pouvez aussi enregistrer un document comme brouillon et l'envoyer plus tard; il attend dans Drafts.

Signer vous-même

Pour un document que vous êtes le seul à signer : cliquez sur New document, Sign yourself, ajoutez le fichier, placez vos champs et cliquez sur Finish. La copie signée et son certificat se trouvent dans Completed.

Signer un document reçu

1. Ouvrez le lien du courriel. Si le site de l'expéditeur l'exige, entrez le code que bSign vous envoie par courriel.
2. Suivez le bouton Next à travers chacun de vos champs. Ils sont numérotés, et les champs obligatoires viennent en premier.
3. Cliquez sur Finish, vérifiez la révision (ce avec quoi vous signez, et que rien d'obligatoire ne manque), puis sur Finish & sign. Vous recevrez un courriel quand tout le monde aura signé.

Si vous ne devez pas le signer, cliquez sur Decline et dites pourquoi; l'expéditeur en est avisé. La signature fonctionne sur les téléphones et les tablettes, et ne demande pas de compte.

Pour faire signer quelqu'un devant vous, par exemple à l'accueil, utilisez Sign in person sur le document.

Si l'expéditeur le permet, vous pouvez aussi utiliser Print & sign (sur un téléphone, c'est dans le menu ⋮) : téléchargez votre copie, dont les cases sont marquées, signez-la sur papier, et téléversez un scan ou des photos des pages signées. Le scan est ajouté au document signé, et l'expéditeur en est avisé.

Après l'envoi

Les documents qui attendent des signatures sont dans In progress. Cliquez sur une ligne pour la sélectionner (Maj + clic en sélectionne plusieurs), ou utilisez le menu au bout de la ligne :

• History : qui l'a ouvert, signé ou refusé, et quand.
• Resend : renvoyer le courriel à quelqu'un qui n'a pas signé.
• Change recipient : l'envoyer plutôt à quelqu'un d'autre.
• Extend expiry date : donner plus de temps.
• Correct (ou Fix & resend) : modifier le document ou ses champs et le renvoyer.
• Revoke : annuler le document, pour que personne ne puisse plus le signer.

Vous avez supprimé un document par erreur? Cliquez tout de suite sur Undo, ou retrouvez-le dans Documents, Recycle bin : les documents supprimés y attendent 30 jours, pour être restaurés ou supprimés définitivement.

Documents terminés

Quand tout le monde a signé, le document passe dans Completed et toutes les personnes concernées en sont avisées. Chaque document terminé a un certificat d'achèvement : qui a signé, quand, d'où, et son historique complet. Le PDF signé est scellé avec un certificat numérique, de sorte que toute modification ultérieure peut être détectée, et chaque signature porte le nom du signataire et la date en dessous.

• Download : téléchargez le PDF signé et son certificat, ou sélectionnez plusieurs documents et téléchargez-les ensemble en un seul fichier .zip.
• Enregistrez dans OneDrive, Google Drive, Box ou Dropbox, un à la fois ou plusieurs ensemble, ou faites-y enregistrer automatiquement chaque document terminé (voir plus bas).
• Pour vérifier un PDF signé qu'on vous envoie, cliquez sur votre nom, puis sur Verify document, et choisissez le fichier.

Modèles, envoi en masse et liens publics

Pour les documents que vous envoyez souvent, créez un modèle une fois : New document, Create template. Ajoutez le fichier et placez les champs pour chaque rôle (par exemple « Client » et « Gestionnaire ») plutôt que pour des personnes nommées.

• Use ou Quick send : utilisez un modèle en indiquant qui joue chaque rôle, et envoyez.
• Bulk send : envoyez le même modèle à beaucoup de personnes d'un coup, à partir d'une liste ou d'un fichier CSV.
• Public link : un lien que n'importe qui peut ouvrir pour remplir et signer le modèle, par exemple sur votre site Web. Chaque personne qui l'utilise obtient son propre document.
• Share with team : partagez avec l'équipe ou avec un collègue, et Duplicate un modèle pour en faire une variante.

Vous pouvez aussi transformer un document envoyé en modèle avec Save as template.

Contacts

Les personnes à qui vous envoyez des documents sont enregistrées dans Contacts, et bSign vous les propose pendant la saisie. Vous pouvez les ajouter vous-même (Add contact), importer un fichier CSV ou les synchroniser depuis Microsoft 365.

Synchroniser les contacts de Microsoft 365

1. Dans Contacts, cliquez sur Sync, puis sur Connect à côté de Microsoft 365.
2. Connectez-vous et autorisez bSign à lire vos contacts. Vos contacts arrivent tout de suite.
3. Appuyez sur Sync en tout temps pour récupérer les changements.

La colonne Source indique d'où vient chaque contact : bSign ou Microsoft 365. Les contacts synchronisés se modifient dans Outlook, puis se synchronisent; bSign ne modifie jamais vos contacts Microsoft. Si vous supprimez un contact synchronisé dans bSign, il reste supprimé.

Les contacts synchronisés ne sont là que tant que leur compte est connecté. Déconnectez-le, ou désactivez ses contacts, et ils disparaissent de Contacts (les documents déjà envoyés gardent leurs destinataires); reconnectez-le et ils reviennent. La synchronisation des contacts Google suivra une fois que Google aura examiné bSign.

Si Microsoft affiche « Need admin approval », l'administrateur Microsoft 365 de votre organisation doit approuver bSign une fois pour tout le monde. La fenêtre de synchronisation et Settings, Cloud storage ont un bouton I'm the admin: approve, et un bouton Copy link for my admin pour le lui envoyer.

OneDrive, Google Drive, Box et Dropbox

Allez dans Settings, Cloud storage et connectez votre OneDrive (avec les bibliothèques SharePoint et Teams que vous pouvez ouvrir), Google Drive, Box ou Dropbox. Vous pourrez alors :

• partir d'un fichier qui s'y trouve;
• y enregistrer les documents signés et les certificats, dans un dossier de votre choix;
• activer Save completed documents pour y enregistrer automatiquement chaque document terminé.

Connecter Microsoft 365 ou Google peut aussi synchroniser vos contacts; décochez la case avant de vous connecter si vous ne le voulez pas. Vous pouvez vous déconnecter en tout temps : ses contacts synchronisés partent avec.

Si Google indique que bSign n'a pas été autorisé à voir vos fichiers Drive, reconnectez-vous et cochez See, edit, create and delete only the specific Google Drive files you use with this app sur l'écran de Google.

Pour les administrateurs

Les administrateurs d'un site bSign voient plus d'options sous Settings :

• Users : invitez des personnes par courriel (elles choisissent leur mode de connexion en acceptant), choisissez leur rôle, retirez un accès, réinitialisez un mot de passe (il est temporaire : la personne en choisit un nouveau à sa prochaine connexion) et réinitialisez la vérification en deux étapes. Vous recevez un courriel quand une nouvelle personne se joint à votre site.
• Signing groups : envoyez un document à un groupe (par exemple, Comptes fournisseurs); le premier membre qui l'ouvre signe pour le groupe, et les autres sont avisés que c'est fait.
• Branding : votre logo et vos couleurs sur l'application, les pages de signature et les courriels (le bandeau des courriels prend une couleur assortie à votre logo); le nom du signataire et la date sous les signatures; si l'on demande aux signataires pourquoi ils signent; et si les signataires peuvent utiliser Print & sign sur papier (chaque document peut en décider autrement, sous Advanced options).
• Privacy : Send links only (les courriels contiennent un lien et un code à usage unique, jamais le document), Keep finished documents (combien de temps les documents terminés sont conservés avant d'être supprimés définitivement) et Delete this site (tout ce qu'il contient, pour tout le monde; téléchargez d'abord ce dont vous avez besoin; Binarium en garde une copie 15 jours au cas où ce serait une erreur).
• Access log : chaque fois que quelqu'un a ouvert, téléchargé ou imprimé un document ou son certificat.
• Billing : votre forfait et vos documents du mois.
• API & webhooks : un jeton d'API pour vos propres systèmes, et des webhooks qui les avisent quand des documents sont consultés, signés ou terminés.

Les fournisseurs TI qui gèrent bSign pour plusieurs clients ont une page Client sites pour créer et gérer le site de chaque client (son administrateur reçoit une invitation par courriel), et pour séparer un site en deux ou fusionner deux sites, avec l'approbation des deux côtés. Passer d'un site à l'autre vous garde sur la page où vous étiez.

Questions fréquentes

Les signatures électroniques ont-elles force juridique?

Pour la plupart des documents, oui : au Canada, aux États-Unis, dans l'Union européenne et au Royaume-Uni. Certains documents exigent une signature manuscrite ou un témoin; vérifiez auprès de votre conseiller en cas de doute.

Quelqu'un n'a pas reçu le courriel.

Demandez-lui de vérifier son dossier de courrier indésirable, puis utilisez Resend. Vérifiez l'adresse courriel dans History; si elle est erronée, utilisez Change recipient.

Le lien indique que le document a expiré.

Demandez à l'expéditeur d'utiliser Extend expiry date; le même lien fonctionne de nouveau.

Quels fichiers puis-je envoyer?

Des fichiers PDF, des documents Word (.docx) et des images (PNG et JPEG). Les documents Word et les images sont transformés en PDF.

Quelles langues bSign parle-t-il?

Anglais, français, espagnol, allemand, italien, hindi et coréen. Chacun peut choisir sa propre langue.

Où mes données sont-elles stockées?

Au Canada. Consultez notre politique de confidentialité pour les détails.

Obtenir de l'aide

Écrivez à support@bsign.ca. Une vraie personne chez Binarium répond, habituellement en un jour ouvrable. Si vous avez reçu un document à signer et avez une question à son sujet, posez-la à la personne qui l'a envoyé.