La signature électronique pour les cabinets d'avocats, hébergée au Canada
Conventions d'honoraires, lettres de mission et autorisations des clients signées le jour même, avec la preuve qu'exige un dossier : qui a signé, quand, d'où, et un PDF scellé qui montre toute modification ultérieure.
- Les documents restent sur des serveurs au Canada
- Un journal d'audit et un certificat avec chaque document
- Les clients signent sur n'importe quel appareil, sans compte
Ce que les cabinets d'avocats envoient avec bSign
- Conventions d'honoraires et ententes sur les honoraires
- Lettres de mission
- Autorisations et directives des clients
- Ententes de confidentialité
- Documents de règlement et quittances
- Résolutions et procès-verbaux de sociétés
Fichiers PDF, Word et images. Les fichiers Word sont convertis en PDF pour vous.
Signé aujourd'hui, avec la preuve au dossier.
La preuve, sur chaque document
Chaque document terminé est accompagné d'un certificat d'achèvement : le nom et le courriel de chaque signataire, quand il a consulté et signé, son adresse IP et comment il a été vérifié, plus un historique auquel on peut seulement ajouter.
Savoir qui a signé
Faites confirmer à chaque signataire un code à usage unique envoyé à son courriel avant l'ouverture du document. Les liens personnels cessent de fonctionner quand un document expire ou est annulé, et un transfert à un collègue est consigné.
Un associé approuve avant que le client signe
Ajoutez un réviseur avant les signataires et fixez l'ordre. On ne demande au client de signer qu'une fois la lettre approuvée.
Classé dans le dossier du mandat
Connectez OneDrive, SharePoint, Google Drive, Box ou Dropbox, et chaque PDF signé et son certificat s'enregistrent d'eux-mêmes, nommés d'après le document. bSign n'a pas à être votre système de référence.
Au Canada, et vous voyez qui a consulté
Les documents et les registres de signature sont stockés au Canada sur des serveurs exploités par Binarium. Le journal des accès montre chaque personne qui a ouvert un document, y compris notre propre personnel.
Des modèles pour les lettres que vous envoyez chaque semaine
Créez la convention d'honoraires une fois, avec ses champs en place, et envoyez-la en moins d'une minute. Envoyez le même document à toute une liste de clients à partir d'une feuille de calcul.
Du téléversement au PDF scellé en trois étapes
Aucune formation requise. La plupart des documents partent en moins de deux minutes, et les signataires terminent sur l'appareil qu'ils ont déjà en main.
Téléverser ou choisir un modèle
Déposez un fichier PDF ou Word, ou partez d'un modèle créé une fois. Glissez les cases de signature, de date et de texte à leur place.
Envoyer, ou tendre une tablette
Chaque personne reçoit son propre lien par courriel et signe sur n'importe quel téléphone ou ordinateur, sans compte. Elle est dans la pièce avec vous? Elle signe sur votre écran.
Scellé, et classé pour vous
Tous reçoivent le PDF scellé et son certificat d'achèvement. Une copie s'enregistre d'elle-même dans OneDrive, SharePoint, Google Drive, Box ou Dropbox si vous en connectez un.
Ce à quoi bSign ne sert pas
En Ontario, les testaments et la plupart des procurations exigent encore l'encre et des témoins, les affidavits exigent un commissaire, et l'enregistrement immobilier passe par son propre système. Un code envoyé par courriel montre que quelqu'un contrôle une adresse courriel; ce n'est pas l'identification du client au sens des règles de votre barreau. Les règles varient selon la province : vérifiez les lignes directrices de votre barreau. bSign n'est pas certifié SOC 2 ni ISO 27001; la page sur la sécurité dit clairement ce qu'il fait et ne fait pas.
Les signatures électroniques sont-elles valides sur une convention d'honoraires au Canada?
Oui, pour la plupart des documents. Les signatures électroniques sont reconnues en vertu de la LPRPDE (partie 2) et des lois provinciales sur le commerce électronique, comme la Loi de 2000 sur le commerce électronique de l'Ontario. Quelques types de documents sont exclus et exigent encore l'encre ou un témoin.
Quelle preuve avons-nous si une signature est contestée?
Un PDF scellé dont l'empreinte SHA-256 est consignée à la fin, un certificat d'achèvement indiquant chaque signataire, quand il a consulté et signé, son adresse IP et comment il a été vérifié, et l'historique complet du document.
Où nos documents sont-ils stockés, et qui peut les ouvrir?
Au Canada, sur des serveurs exploités par Binarium en Ontario. Vos administrateurs décident qui, au cabinet, y a accès. Le personnel de Binarium qui exploite le service peut ouvrir un site pour en assurer le soutien, et chacun de ces accès figure dans votre journal des accès.
Pouvons-nous utiliser bSign pour les testaments, les procurations ou les affidavits?
Pas comme seule étape. En Ontario, ces documents ont leurs propres règles de signature, d'attestation ou de prestation de serment qu'une signature électronique seule ne remplit pas. Utilisez bSign pour les documents qui les entourent.
Les documents signés peuvent-ils aller directement dans notre système documentaire?
Oui, s'il s'agit de OneDrive, SharePoint, Google Drive, Box ou Dropbox : connectez-le une fois et les copies signées s'enregistrent d'elles-mêmes. Pour d'autres systèmes, il y a une API, des webhooks, Zapier et Power Automate.
Les clients ont-ils besoin d'un compte?
Non. Un client ouvre un lien personnel reçu par courriel et signe sur n'importe quel téléphone ou ordinateur.
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