Sécurité et conformité

Où vivent les documents

Les documents, les signatures et les registres de signature sont stockés au Canada, sur des serveurs exploités par Binarium, une entreprise de services TI de l'Ontario. L'UE reconnaît que le Canada protège adéquatement les données personnelles. Chaque connexion à bSign, à l'application comme aux pages de signature, est chiffrée en HTTPS.

Les documents de chaque organisation sont séparés de ceux des autres. Les fournisseurs TI et les cliniques à plusieurs emplacements peuvent avoir un site distinct par client ou emplacement, chacun avec ses utilisateurs, ses réglages et ses dossiers.

Connexion et accès

• Connexion Microsoft 365 et Google pour le personnel, ou un mot de passe avec vérification en deux étapes par une application d'authentification.
• Des invitations, pas de mots de passe partagés. Les nouvelles personnes reçoivent une invitation par courriel et choisissent leur mode de connexion. Un mot de passe réinitialisé par un administrateur est temporaire : il doit être changé à la connexion suivante.
• Rôles. Les administrateurs gèrent le site; les utilisateurs voient leurs propres documents. Les administrateurs sont avisés par courriel quand une nouvelle personne se joint au site.
• Comptes connectés. Les jetons d'un OneDrive, SharePoint, Google Drive, Box ou Dropbox connecté sont stockés chiffrés et peuvent être déconnectés en tout temps.

Savoir qui a signé

• Un lien personnel pour chaque signataire, qui cesse de fonctionner quand le document expire ou est annulé.
• Un code à usage unique envoyé par courriel au signataire avant l'ouverture du document, pour un document ou pour chaque document qu'un site envoie.
• En personne : une personne qui signe sur l'appareil de l'expéditeur est consignée comme ayant signé en personne, en présence de l'expéditeur.
• Transfert : si un signataire confie un document à un collègue, les deux noms et la raison figurent dans son historique.
• Le consentement d'abord : avant de signer, chaque signataire accepte l'avis sur les documents et signatures électroniques, qui explique comment retirer son consentement et obtenir une copie papier.
• Une révision avant de signer : les signataires sont guidés dans leurs champs, les obligatoires d'abord, et voient leur signature avant qu'elle soit apposée.

La preuve

Chaque document terminé est accompagné de la preuve de sa signature :

• Un PDF scellé. Le PDF signé est scellé numériquement avec un certificat : toute modification ultérieure est visible dans Adobe Acrobat ou tout lecteur PDF qui vérifie les signatures. Son empreinte SHA-256 est consignée à la fin du document.
• Un certificat d'achèvement, lui-même scellé : le nom et le courriel de chaque signataire, quand il a consulté et signé, son adresse IP et sa localisation approximative, et comment il a été vérifié.
• Un historique complet, auquel on peut seulement ajouter : envoyé, consulté, signé, rappelé, corrigé, transféré, refusé ou annulé, avec qui, quand et d'où.
• Nom et date sous chaque signature. Les signatures portent le nom du signataire et la date en dessous, dans leur case : une copie imprimée montre encore qui a signé et quand.
• Le sens de chaque signature. Un site peut demander à chaque signataire pourquoi il signe (il approuve le document, l'a révisé, l'a rédigé, en accepte les conditions ou est témoin); la réponse figure au certificat et dans l'historique.

Signer sur papier

Si l'expéditeur le permet, une personne qui préfère le stylo peut imprimer et signer : elle télécharge sa copie avec ses cases marquées, la signe à la main et téléverse un scan ou des photos. bSign ajoute le scan à la fin du document après une page couverture qui indique qui l'a téléversé et quand, consigne l'empreinte SHA-256 de chaque fichier dans le journal d'audit et au certificat, scelle le document comme d'habitude et avise l'expéditeur pour qu'il vérifie le scan.

Contrôles de confidentialité

• Envoyer des liens seulement : les courriels contiennent un lien et un code à usage unique, jamais le document lui-même; rien ne reste dans une boîte de réception pour être transféré.
• Conservation : choisissez la durée de conservation des documents terminés; bSign les supprime définitivement à l'échéance.
• Corbeille : un document supprimé attend 30 jours avant de disparaître; une erreur se corrige facilement.
• Suppression d'un site : un administrateur peut supprimer tout son site; il est gardé 15 jours au cas où ce serait une erreur, puis supprimé définitivement.
• Journal des accès : qui a ouvert, téléchargé, imprimé ou partagé chaque document, y compris notre propre personnel, prêt à exporter.
• Vos données, sur demande : consultez, corrigez, exportez ou supprimez vos renseignements personnels; voir notre politique de confidentialité.

Contrôles pour les administrateurs

• Utilisateurs, rôles et invitations; retrait de l'accès d'une personne; réinitialisation d'un mot de passe ou de la vérification en deux étapes.
• Votre image sur chaque page de signature et chaque courriel, et des liens de signature à votre propre adresse Web.
• Si les signataires peuvent imprimer et signer, si on leur demande pourquoi ils signent, et le format de la date sous les signatures.
• Pour les fournisseurs TI : un site par client, l'utilisation par site, et la séparation ou la fusion de sites, approuvées par les deux côtés.
• Jetons d'API et webhooks pour vos propres systèmes.

Est-ce juridiquement valide?

Oui, pour la plupart des documents. Les signatures électroniques sont reconnues :

• Au Canada : la LPRPDE (partie 2) et les lois provinciales, comme la Loi de 2000 sur le commerce électronique de l'Ontario et la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information du Québec.
• Aux États-Unis : l'ESIGN Act et l'Uniform Electronic Transactions Act (UETA), adopté par presque tous les États.
• Dans l'Union européenne : le règlement eIDAS, selon lequel une signature électronique ne peut être refusée comme preuve du seul fait qu'elle est électronique.
• Au Royaume-Uni : l'Electronic Communications Act 2000 et le UK eIDAS.

Certains documents peuvent encore exiger l'encre ou un témoin, comme les testaments, certaines procurations et certains actes immobiliers. Les règles varient d'un endroit à l'autre : vérifiez auprès de votre conseiller quand c'est important.

Renseignements de santé et personnels

Les cliniques et les autres équipes qui traitent des renseignements sensibles peuvent activer « Envoyer des liens seulement », fixer une durée de conservation et consulter le journal des accès. Que bSign réponde pour vous à la HIPAA, au RGPD ou à la LPRPS (PHIPA) dépend de votre utilisation et de vos propres obligations. S'il vous faut une entente d'associé d'affaires HIPAA, une entente de traitement des données RGPD ou une entente de fournisseur de services LPRPS, parlez-nous-en avant de commencer et nous l'examinerons avec vous.

Ce que nous ne prétendons pas

bSign n'est pas certifié SOC 2 ni ISO 27001. Il ne produit pas de signatures électroniques qualifiées (QES) au sens d'eIDAS et n'a pas été validé pour la norme FDA 21 CFR Part 11. Les PDF signés sont scellés avec le propre certificat de bSign, et non avec un certificat émis par une autorité de certification publique : Adobe Acrobat indique si le document a changé depuis qu'il a été scellé, mais présente le certificat comme non encore approuvé. Si votre travail exige l'un de ces éléments, parlez-nous-en avant de vous fier à bSign; nous vous dirons franchement ce qui convient.

Signaler un problème de sécurité

Si vous pensez avoir trouvé un problème de sécurité dans bSign, écrivez à support@bsign.ca en décrivant ce que vous avez trouvé et comment le constater. N'accédez pas aux données d'autrui et ne perturbez pas le service pendant vos recherches. Nous répondons à chaque signalement.