Politique de confidentialité

Qui nous sommes

bSign est un service de signature électronique fourni par Binarium, une entreprise de services TI de l'Ontario, au Canada (« Binarium », « nous »). La présente politique vise le site Web de bSign, l'application bSign et les sites que nous exploitons pour nos clients, les pages de signature et les courriels qu'envoie bSign.

Les questions sur la protection de la vie privée s'adressent à notre responsable de la protection des renseignements personnels, à support@bsign.ca.

À qui appartiennent les renseignements

Les organisations utilisent bSign pour envoyer des documents à signer. Les documents, et les renseignements sur les personnes qui les signent, appartiennent à l'organisation qui les a envoyés. Nous traitons ces renseignements pour le compte de l'organisation et selon ses instructions; l'organisation décide quoi envoyer, à qui, et combien de temps c'est conservé. Si vous avez signé un document qu'on vous a envoyé, c'est à cette organisation qu'il faut poser vos questions sur l'utilisation de vos renseignements, et nous l'aiderons à vous répondre.

Nous sommes responsables des renseignements que nous recueillons à nos propres fins : les comptes des personnes qui utilisent bSign, la facturation, les demandes de soutien et le site Web.

Ce que nous recueillons

Comptes

Nom, adresse courriel, numéro de téléphone, organisation et titre; votre mot de passe (stocké seulement sous forme de hachage à sens unique, jamais lisible); vos réglages de connexion, comme la vérification en deux étapes; et vos préférences.

Documents et registres de signature

Les fichiers que vous téléversez ou créez, les champs qui y sont placés, les signatures et autres entrées des destinataires, ainsi que les noms, adresses courriel et numéros de téléphone des destinataires. Pour chaque document, bSign conserve un journal d'audit et un certificat d'achèvement : à qui il a été envoyé, qui l'a consulté, signé, refusé ou approuvé, et quand, avec l'adresse IP, la localisation approximative déduite de cette adresse (sur nos propres serveurs, pas par un service tiers) ainsi que le navigateur et l'appareil utilisés.

Contacts

Les contacts que vous ajoutez, importez d'un fichier ou synchronisez depuis Microsoft 365 ou Google (voir plus bas), utilisés pour choisir les destinataires.

Messages qui nous sont adressés

Ce que vous envoyez par les formulaires du site Web ou par courriel : votre nom, votre adresse courriel, votre organisation et votre message. Les formulaires du site nous l'envoient par courriel; le site lui-même ne le stocke pas.

Renseignements techniques

Des journaux de serveur avec adresses IP, heures et requêtes effectuées, conservés pour exploiter bSign de façon sécuritaire et enquêter sur les problèmes.

Microsoft 365, Google, Box et Dropbox

Connecter un compte Microsoft 365, Google, Box ou Dropbox à bSign est facultatif. Vous choisissez ce que vous connectez, et vous pouvez vous déconnecter en tout temps dans Settings, Cloud storage, ou retirer l'accès de bSign dans les paramètres de votre compte Microsoft, Google, Box ou Dropbox.

Connexion avec Microsoft ou Google : nous recevons votre nom, votre adresse courriel et un identifiant de compte, pour vous connecter.
OneDrive, SharePoint et Teams : bSign liste les fichiers et dossiers que vous parcourez, ouvre les fichiers que vous choisissez d'envoyer ou de signer, et enregistre les documents signés et les certificats dans le dossier de votre choix.
Google Drive : bSign ne voit que les fichiers que vous choisissez dans le sélecteur de fichiers de Google et les fichiers que bSign y enregistre lui-même (un dossier pour les documents signés).
Box et Dropbox : bSign liste les fichiers et dossiers que vous parcourez, ouvre les fichiers que vous choisissez d'envoyer ou de signer, et enregistre les documents signés et les certificats dans le dossier de votre choix (par défaut, un dossier nommé bSign). bSign ne lit vos contacts dans ni l'un ni l'autre.
Contacts : si vous activez la synchronisation des contacts, bSign lit les noms, adresses courriel, numéros de téléphone, noms d'entreprise et titres de vos contacts Outlook ou Google, et les garde dans votre carnet de contacts bSign pour que vous puissiez les choisir comme destinataires. bSign ne fait que lire vos contacts; il ne les modifie ni ne les supprime jamais dans Microsoft 365 ou Google. Les contacts ne se synchronisent de nouveau que lorsque vous appuyez sur Sync. Si vous déconnectez le compte, ou désactivez la synchronisation de ses contacts, les contacts qu'il a apportés sont retirés de votre carnet de contacts bSign (les documents déjà envoyés gardent les noms et adresses courriel de leurs destinataires).

bSign conserve le jeton d'accès de la connexion chiffré sur nos serveurs et ne l'utilise que pour les fonctionnalités ci-dessus, lorsque vous les utilisez (ou, si vous le demandez, pour enregistrer automatiquement les documents terminés).

L'utilisation par bSign des renseignements reçus des API Google, et leur transfert à toute autre application, respectera la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences d'utilisation limitée (Limited Use).

En particulier, nous n'utilisons pas les renseignements des comptes Google ou Microsoft à des fins publicitaires, nous ne les vendons pas, nous ne les utilisons pas pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle ou d'apprentissage automatique, et notre personnel ne les lit pas, sauf si vous nous le demandez (par exemple, pour du soutien), si c'est nécessaire à la sécurité ou pour enquêter sur un abus, ou si la loi l'exige.

Comment nous utilisons les renseignements

Pour fournir bSign : envoyer, faire signer et sceller des documents, envoyer les courriels et les codes dont la signature a besoin, les rappels, stocker les documents et leurs registres, et les fonctionnalités que vous activez.
Pour garder bSign sécuritaire : prévenir la fraude et les abus, protéger les comptes et enquêter sur les problèmes.
Pour vous offrir du soutien et facturer nos clients.
Pour remplir nos obligations légales.

Nous ne vendons pas les renseignements personnels, nous ne les utilisons pas à des fins publicitaires et nous ne dressons pas de profils des personnes qui signent des documents.

Les personnes visées par un document, selon ce que décide l'expéditeur : les destinataires voient le document et, une fois qu'il est terminé, ses signatures et son certificat.
Les administrateurs de votre organisation, qui peuvent voir et gérer les documents et les utilisateurs de leur site bSign.
Les fournisseurs de services qui nous aident à exploiter bSign, comme l'envoi de courriels, en vertu de contrats qui les obligent à protéger les renseignements et à ne les utiliser que pour nous. Une liste à jour est offerte sur demande.
Lorsque la loi l'exige, ou pour protéger les droits, les biens ou la sécurité des personnes. Lorsque c'est possible, nous en avisons d'abord l'organisation concernée.
Si l'entreprise de Binarium est vendue ou fusionnée, le nouveau propriétaire continuerait de respecter la présente politique.

Où ils sont stockés

bSign stocke les documents, les registres de signature et les comptes au Canada, sur des serveurs exploités par Binarium. Lorsque vous ou vos destinataires êtes ailleurs, les renseignements traversent les frontières à mesure que les documents sont envoyés, consultés et signés, et les courriels passent par les propres fournisseurs de courriel des destinataires.

Combien de temps nous les gardons

Documents et registres de signature : aussi longtemps que l'organisation qui les a envoyés le décide. Chaque site bSign peut fixer une durée de conservation, après laquelle les documents terminés sont supprimés automatiquement.
Comptes : tant que le compte est ouvert. Quand un compte ou un site est fermé, nous supprimons ses renseignements, sauf ce que la loi nous oblige à conserver.
Sites supprimés : quand un site est supprimé (par son administrateur ou par nous), nous le gardons 15 jours au cas où ce serait une erreur, puis nous le supprimons définitivement : ses documents, ses personnes, ses contacts et ses réglages.
Sauvegardes : conservées pendant une courte période (actuellement 14 jours), puis supprimées.
Journaux de serveur : conservés seulement le temps nécessaire à la sécurité et au dépannage.

Comment nous les protégeons

Les connexions à bSign sont chiffrées. Les liens de signature cessent de fonctionner quand un document expire ou est annulé, et peuvent exiger un code envoyé au signataire; les documents signés sont scellés avec un certificat numérique, de sorte que les modifications peuvent être détectées; les jetons des comptes connectés sont chiffrés; la connexion peut exiger une vérification en deux étapes; et chaque site a un journal des accès indiquant qui a ouvert quoi. L'accès à nos serveurs est limité au personnel de Binarium qui exploite bSign. Aucun système n'est parfaitement sûr, mais nous travaillons à protéger les renseignements et nous aviserons rapidement les clients touchés de toute atteinte qui met leurs renseignements en danger, comme l'exige la loi.

Témoins et stockage du navigateur

Le site Web ne dépose aucun témoin et ne charge aucun traceur. Il vous pose une question sur l'analyse et le marketing à votre première visite et retient votre réponse dans votre navigateur; vous pouvez la changer avec Paramètres des témoins au bas de n'importe quelle page. L'application bSign enregistre dans votre navigateur ce dont elle a besoin pour garder votre session ouverte et retenir vos réglages.

Vos choix et vos droits

Vous pouvez demander à voir les renseignements personnels que nous détenons sur vous, à les corriger, à les faire supprimer ou à en recevoir une copie, et vous pouvez retirer votre consentement (par exemple, en déconnectant un compte Microsoft ou Google). Pour les documents qu'une organisation vous a envoyés, communiquez d'abord avec cette organisation; nous l'aiderons à vous répondre. Écrivez à support@bsign.ca et nous répondrons dans les 30 jours.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou, dans l'Union européenne ou au Royaume-Uni, avec votre autorité de protection des données.

bSign est un service destiné aux organisations et ne s'adresse pas aux enfants.

Modifications et coordonnées

Si nous modifions la présente politique, nous publierons la nouvelle version ici avec une nouvelle date, et nous aviserons les titulaires de compte par courriel des changements importants avant leur entrée en vigueur.

Binarium, Ontario, Canada. support@bsign.ca. Voir aussi nos conditions d'utilisation.